本文總結了FMS財務管理系統中的禮品卡管理，以及如何根據不同類型卡的流程和管理，進行相應的賬務處理。
目前在各大電子商務網站或APP購買商品時，在支付時有很多網站都可以使用禮品卡，對于禮品卡的管理也是公司及財務部重點關注的，國家商務部對于禮品卡的銷售與使用都有嚴格規定。
那么對于禮品應該如何管理呢？
本篇就簡單介紹下有關禮品卡的內容，希望對大家能夠有所幫助。
一、禮品卡
1. 禮品有哪些種類？
禮品卡按介質可以分為實物禮品卡、電子禮品卡兩種類型；按照面值又可以分為５元、10元、100元、500元等；按照是否儲值分為儲值禮品卡與非儲值卡；目前在京東、家樂福等大的電商網站及超市都有實體禮品卡銷售。
2. 為什么會有禮品卡？
從字面就可以看出“禮品”二字，這既可以是互相禮贈的一種形式轉換，也可以是公司福利的一種方式，又可以是公司為促進銷售而開展的一種特殊促銷手段，禮品卡可以打折銷售，可以大宗購買；在日常生活中已經成為非常常見的一種形式。
3. 禮品卡與財務的關系及重要性？
我個人理解，禮品卡=現金，它實際上銷售的就是現金，和錢有重要的關系，所以對于禮品卡(現金)的管理，財務部是非常重視的，需要嚴格的流程和制度來管理控制。
禮品卡不同于優惠券或紅包、積分等，禮品卡是現金的載體，實際上就是現金，不論你使用或不使用它的價值都是存在的；而優惠券、紅包、積分是商家為了促銷而采取的一種手段，你使用它就有價值，不用它就沒有價值，當然積分如果可以兌換成現金時，那么它也有其價值。
綜上所述，在財務系統中要監控與現金流有關的內容，尤其是禮品卡。
4. 禮品卡的風險有什么？
因為禮品卡可以當現金購買商品，所以盜刷的風險需要重點防范，這需要系統在設計時充分考慮這部分安全性。對于實體卡的出入庫、綁定、掛失等也要有相應的制度策略。
提前預知風險制定防范措施、實時監控數據是減少風險的必經之路。
筆者在這里主要以有面值的禮品卡來作說明（對于折扣卡、提貨卡等可以參考），卡的類型不同流程和管理都不相同，財務在賬務處理上也不相同。
二、禮品卡生命周期
要管理好禮品卡，就需要有完整的數據來記錄禮品卡的生命周期，主要的過程如下：
生成：即根據業務部或公司需求生成禮品卡（卡號、密碼）。制作：如果是實物卡，則需要聯系禮品卡制作方印刷制卡。入庫：當禮品卡制成后，需要先進行抽樣質檢，主要檢查卡號與密碼是否正確（密碼是有涂層保護的，質檢的卡需要作廢），合格后其余卡進行入庫，一般禮品卡的管理在倉庫都是作為高值品保管的。出庫：用戶購買、公司領用后，都需要進行下訂單或領用單；然后倉庫做出庫操作，出庫的禮品卡要按卡號或唯一碼管理出庫流程操作。使用：首先用戶要綁定禮品卡（禮品卡充值可以在此節點或在出庫節點），用戶購買商品進行支付。終結：最后禮品卡金額使用完后，禮品卡余額變為零，狀態為結束；如果禮品卡到期未使用，禮品卡狀態變為到期終止。
三、禮品卡狀態
對于禮品卡的管理，實際上也是其狀態的流轉，類似于訂單的流轉一樣，每個環節都有相應的邏輯處理，這里簡單列出幾個狀態，供參考。
四、禮品卡與商品關系
禮品卡最重要的信息是卡號，它是唯一的，里面的金額變動是用戶與公司最關注的；但是在入庫、銷售時禮品卡是作為商品進行收貨和銷售的，所以它實際是一種商品即SKU。
說明：
入庫：根據SKU創建采購訂單而不是禮品卡號。出庫：在網站或APP上銷售禮品卡時，選擇商品SKU加入購物車，當商品在倉庫出庫時才會根據禮品卡號（唯一碼）進行出庫。批次：同一批次禮品卡申請時，可能包括不同面值的禮品卡，所以批次號與SKU對應關系是n:n。
五、流程
下面再簡單說明一下“禮品卡生成與入庫流程” 和 “銷售與出庫流程”兩個流程：
1. 禮品卡生成與入庫流程
說明：
電子卡一般是按銷售訂單生成，所以不涉及入庫，這里主要是指實體卡。
一般的實體卡面上有卡號（配有條形碼或二維碼）、面值、使用說明、有效期（一般3年有效期），公司的Logo等。
禮品卡申請：根據業務及公司需求需要申請禮品卡，每個申請批次可以申請多種面值的禮品卡，由業務部門（市場部）提出申請。財務審核：財務要核實申請的禮品卡面值總金額（一旦賣出此部分禮品卡就是預收款項）；如果是實物卡要考慮制作成本費用。審核：系統啟動禮品卡生成服務開始生成禮品卡卡號、密碼（密碼要經過加密保存），關于禮品卡卡號與密碼的管理，可以參照用戶管理模塊（只不過密碼是固定的不能重置），后續在禮品卡綁定時也會用到；卡號生成要有規則建議不要采用順序號。實物卡：需要進行制卡，此時需要導出卡號與密碼，此部分在流程上要有所控制，與制作方簽訂保密協議等手段。此部分有一定的卡號與密碼泄露風險（所以卡未出庫不會充值）；同時密碼是有涂層保護。創建采購單：當卡制作完成可以創建采購訂單，供應商可以是本公司或分公司，根據SKU創建入庫的禮品卡數量，生成采購單，傳到倉儲準備入庫。倉庫入庫：要按禮品卡管理流程操作，用禮品卡號（唯一碼）方式入庫保存；對于禮品卡屬于高價值商品，所以與普通商品的管理有區別，一般設置有專門的高值區嚴格按流程操作。
2. 禮品卡銷售及出庫流程
說明：
銷售訂單：訂單類型為實物禮品卡或電子禮品卡訂單，用戶下單購買。出庫：電子禮品卡直接發送給購買用戶（手機短信方式通知卡號密碼），實物禮品卡按禮品卡出庫流程進行，出庫后的禮品為已激活狀態（未綁定）用戶綁定禮品卡：用戶輸入卡號、密碼進行綁定，此時需要禮品卡卡號密碼管理接口進行驗證；此外為了保證安全性，還需要調用禮品卡出庫接口來驗證禮品卡是不是正常的銷售出庫，如果不是則不能綁定；雙重驗證能夠相對減少風險。
六、禮品卡財務報表
以上簡單描述了相關流程，這幾部分在財務上都需要進行禮品卡的跟蹤監控，尤其是已經銷售出庫的禮品卡及其使用情況。
1. 禮品卡庫存
是財務盤點及跟蹤的一個方面，此部分庫存與SKU的商品庫存管理不同，要細化到禮品卡號維度。要有禮品卡SKU庫存數量與禮品卡卡號的核對機制（未出庫的禮品卡數量＝SKU數量）。
2. 禮品卡跟蹤報表
每個禮品卡是哪個銷售訂單出庫的？哪個用戶綁定了？哪個普通訂單支付時使用了此禮品卡，使用了多少錢？禮品卡余額多少？禮品卡當前狀態是什么？禮品卡什么時候到期？這些都需要每個禮品卡都有一個自己的臺賬，清晰了解每張禮品卡的生命周期。
3. 禮品卡匯總報表
這里主要是匯總已經銷售出庫的禮品卡的使用情況，為什么要這么做呢？
因為禮品卡銷售出庫了，就會有預收款（實際為負債），所以統計本期使用的禮品卡金額是多少；已到期未使用的禮品卡金額是多少；未到期未使用的禮品卡金額是多少；期初禮品卡金額是多少；計算期末禮品金額是多少，并核對差異。
此部是不是與商品的動態平衡表有些類似，確實如些，禮品卡要管理的足夠詳細，財務在賬務處理上才能更準確，更方便；報表一般按月生成（具體看財務要求）。
七、禮品卡賬務處理
這里列舉下財務在禮品卡銷售和使用時如何記賬以幫助理解。
例1：用戶購1000元禮品卡的會計處理：
例2：接上例，當用戶綁定禮品卡后使用了禮品卡支付(1000元支付)：
例３：用戶購1000元禮品卡，公司按92折銷售，用戶實際支付920元，這個會計如何處理：
有兩種方法：
第一種是按禮品卡面值確認收入，將折扣金額作為銷售費用處理。
當用戶使用時禮品卡支付1000元，如下：
第二種是按實際收款確認收入。
這里小結一下，銷售禮品卡的收入只能作為預收款入賬，只有在用戶真正使用后才會確認收入；如果禮品卡到期后未使用，會計上會結轉預收款余額作為其他收入入賬；對于領用禮品卡等的會計處理是要作為費用進行會計處理的，有興趣的可以百度下這部分內容，這里只是把知道的一點記錄下來。
總結
最后說明一下，禮品卡的管理可以理解為一個小的進銷存管理，它的庫存與商品庫存管理類似，也有動態平衡報表，禮品卡期初金額+禮品卡金額變動（有正有負）＝禮品卡期末金額，財務最終確認收入也是等用戶使用了才可以作賬，否則銷售禮品卡金額為負債，此外禮品卡使用時不能開具發票（因為購買時已經開具發票）。
再強調一下禮品卡等同于現金，非常得要，感謝您的閱讀！
[聲明：本人水平有限，書寫電商財務系統系列的目的是個人的總結，同時希望看到此文章的人能夠給出建議，在此感謝！]
本文由 @倔強的大蘿卜 原創發布于人人都是產品經理，未經作者許可，禁止轉載。
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